Ⅳ.同友会の組織活動の支援~対外的発信と組織戦略への組み込み

先の項にあるように、2001年に「同友会活動におけるインターネット活用にあたっての考え方」が発表され、中同協情報化促進検討会は全国会員データベースが、経済交流のきっかけづくりの一環として立ち上げられてきました。

これらは歴史的に見れば、その後展開される広報戦略や組織戦略としてのASP構想などの環境整備・基盤づくりの時期となっています。2005年に47都道府県すべてに同友会が設立され、中同協がその名のとおり全国の協議会となることで、対外的にも同友会の顔を担い、インターネット上における情報収集・発信の役割がさらに大きくなっていきました。

1.対外発信:中小企業家同友会のポータルサイト「DOYUNET」の誕生

(Ⅰ)DOYUNETオープンとともに更新情報の配信、メールマガジンへ

中同協情報化促進検討会では、中同協のホームページのリニューアルにあたって、中同協が各中小企業家同友会の協議体であるという本来的役割を明らかにしながら、新たに構築するサイトを「中小企業家同友会のポータルサイト」として、2002年にリニューアルオープン。名称を「DOYUNET」とし、TOPページに全同友会のサイトリンク一覧を掲載し、各同友会のサイト更新情報を掲載できる仕組みを導入し、全国の同友会のサイト情報が一望できるコンテンツとなりました。

また、「中小企業家しんぶん」に掲載された情報の2次利用として、「中小企業家しんぶん」発行前に「中小企業家しんぶん」記事を掲載するという状況を作り、各同友会の活動や同友会で学んで実践する会員の情報を蓄積し、体系的に伝えるコンテンツをメインに構成しました。

一方、DOYUNETへのアクセス数を高めるため、希望する読者に更新情報をメール配信するというシステムを搭載し、DOYUNETへのリピーターを増やし、アクセス数を高めました。

さらに、これとは別に2003年5月より全国会員データベースにある会員のメールアドレス宛に、メールマガジンを配信する仕組みを構築し、DOYUNETが更新されるたびに「DOYUNET更新情報ニュース」を配信(最初の対象会員数=13,213社)することで、アクセス数は一気に倍増しました。

また、このメールマガジン機能は各同友会にも無料で提供され、それぞれの同友会では所属会員に一斉メール配信ができる仕組みとして活用され、その後天災時の被害の集約などに威力を発揮しています。

「DOYUNET更新情報ニュース」は、05年4月6日から週1回発行の「DoyuNews」となり、企業紹介を毎号掲載することで、読者層の中心をなす経営者にとって、同友会で何を学ぶか、企業の先進事例に学び、経済交流をはぐくむ媒体として生まれ変わりました。

さらにこの企業紹介のバックナンバーを掲載するサイトを構築し、現在では同友会がめざす企業づくりを実践する企業が185社(08年12月10日現在)掲載され、同友会で学ぶことで経営革新が図れることを実践例で発信するものともなっています。

2009年5月26日には新たなメールマガジンである「中同協ビジネス応援関連ニュース」の配信を開始。対象を会員のみとして、「企業にとって役立つ情報で、特定企業の売り込みにならないもので、1)国や公式機関からのお知らせ、2)幹事会で後援をした団体からのお知らせ、3)中同協の協力団体からのお知らせ」の3つのいずれかを満たす情報を、適宜まとめて配信するようになりました。

(Ⅱ)「中小企業家しんぶん」バックナンバーの全文検索サイトの構築

DOYUNETオープンのプレゼンテーションは、中同協第34回定時総会(2002年、愛知)で行われ、ポータルサイトとしての全面リニューアルとともに、全国会員データベース(会員検索)や「中小企業家しんぶん」バックナンバーの全文検索サイトSINBUN.DOYU.JPの構築が併せて発表されました。

「中小企業家しんぶん」は2001年からのバックナンバーが掲載され、認証付きサイトとして、読者にはID等が告知され、活用されるようになりました。「中小企業家しんぶん」上に掲載された記事ではありますが、過去の運動資産を広く共有することができる環境をつくりました。

(Ⅲ)金融アセスメント法制定運動を支援した金融サイト

2001年から本格的に始まった金融アセスメント法制定運動を発信し、運動の現状を共有するため、02年にテーマ別サイト「金融問題&金融アセスメント法」を構築。各同友会の動きだけでなく、署名数や意見書採択議会の一覧を日々更新し、それがTOPページから常に発信できる仕組みを導入し、運動をリアルタイムで伝えて各同友会の活動を励ますとともに、Q&Aや金融問題を追及するシリーズの掲載が、研究者や行政機関・金融機関関係者などにも反響を呼びました。

(Ⅳ)ホームページ簡易更新システムの構築と提供

2000年代に入り、各同友会ではホームページを立ち上げていたものの、更新には一定の知識と技術が必要なため、体制のない同友会では、ほとんど更新されない状況が生まれ、インターネット上では同友会全体の信用にもかかわる放置できない問題として、情報化促進検討会でも意見が出されるようになりました。

そこで、中同協では2005年からSEO(サーチエンジン最適化)対策も兼ねてRSSに対応したホームページ簡易更新システムを構築し、まず岩手同友会が試験運用に参加、4月に従来のホームページを、提供されたシステムでリニューアルしました。更新頻度が上がったこと、同友会用語を使わなどの工夫したことで、アクセス数が一気に伸びました。携帯電話からもアクセスできるため、役員は同友会の様子を携帯で閲覧することが増えました。マスコミや行政からの問い合わせ、経営者からの入会希望も増え、ホームページを更新しやすくすることでアクセス数が着実に伸び、成果があがることが実証されました。この教訓が2005全国広報情報化交流会(大阪)で報告され、その後、秋田、山形、茨城、埼玉、石川、大阪、鳥取、愛媛、高知、大分などにシステムが導入され、会のリアルな動きを発信・頻繁に更新し、検索ヒット上位にあがるようになりました。

(Ⅴ)DOYUNETの更なる進化

2008年4月14日には、DOYUNETの全面リニューアルが実施されました。これは増え続けたカテゴリーを整理し、画像や動画を取り入れ、簡単に更新できる先の仕組みを全面的に取り入れることで、主だった中同協行事の当日、数日後にはその様子が掲載されるようになりました。また、「中小企業家同友会がわかる」のページには、大阪同友会同友会の作成した同友会紹介動画を中同協版に編集しなおした同友会紹介の動画が掲載されています。動画掲載も初めての試みでしたが、視覚的訴求力があるため、活動掲載の際の動画へのニーズも高くなってきています。

このリニューアル時からDOYUNETのRSSの書き出しを行うようになりました。さらに、これまでのポータルとしての役割をより強化するため、各同友会ホームページのRSSを集約して、TOPに「トピックス新着情報」として掲載し、各同友会サイトとDOYUNET相互のアクセス数を高めることにもなりました。

2.各同友会の活動を支援する仕組みとして~中同協ASP構想

「中同協ASP構想」とは、共通する同友会の各種業務をインターネット上で処理できる仕組みを、中同協が一括して開発し、各同友会に提供するというもの。(2003年1月中同協幹事会での確認事項、ASPとは「アプリケーション・サービス・プロバイダー」の意)

個別同友会にとってはシステム管理が不要になり、その活動状況に応じて、ユーザーとして各種システムを利用できる環境となります。これによって開発コスト、経費節減、事務局実務の合理化なども行えるようになりました。

これによって、中同協が各同友会の活動を支援するツールをインターネット上から提供し、恒常的に各同友会の活動に貢献するという、従来から一歩踏み込んだ支援の体制を確立することにもなりました。

(Ⅰ)2003年から「全国広報・情報化交流会」へ

2002年度に立ち上げたDOYUNETや同友会でのインフラ整備が進むにつれ、各同友会の広報活動にホームページや電子メールが活用されるようになり、これまで紙媒体を主としてきた同友会の広報活動をさらに多様に進めていくための交流が求められるようになりました。

03年度は中同協広報委員会主催の「全国広報交流会」を、情報化推進本部と共催する「全国広報・情報化交流会」として千葉で開催し、開催テーマを「同友会理念を、地域にどう“わかりやすく”伝えるか~あらゆる情報媒体を利用して広く深く」としました。

1日目分科会では「同友会の魅力を高め、組織を強化する情報化とは~同友会はITの実践的道場」をテーマに、中同協ASP構想について情報化促進検討会が報告し、愛知同友会がホームページや組織活動支援としてのグループウエアの活用について報告しました。また、2日目には「広報活動としての情報化 ~DOYUNET・ホームページでの対外発信と理念の浸透」をテーマに、パネルディスカッションが行われ、東京、愛知、三重、福岡などの実践報告や全国の状況が報告されました。

この交流会では、中同協が組織活動支援システムをASP提供することの必要性が強調され、情報化促進検討会で検討が開始されることにもなりました。

その後、この交流会は毎年開かれ、08年には京都で、中同協の2010年5万名推進本部と中小企業憲章制定推進本部、経営労働委員会企業変革支援プログラム検討プロジェクトの企画協力で行われ、同友会運動全体にかかわる総合的な広報・情報化のあり方について交流する場となり、運動における情報化のあり方を全国に広める内容となってきています。

(Ⅱ)全国の共同求人サイトJobway~ASP構想の先駆け

① KYUJIN.DOYU.JP(初期Jobway)からJobwayへ

1996年から、各同友会の共同求人活動にインターネット上での共同求人参加企業ピーアールの場が設けられるようになっていましたが、個別同友会の共同求人サイトとして存在しているだけではアクセス数は上がらず、全国ネットワークでの活動は見えにくいとして、中同協には共同求人サイトを立ち上げている同友会へのリンク集としてのサイト構築が求められるようになりました。2001年から議論され、02年2月にリンク集KYUJIN.DOYU.JP(初期Jobway)として立ち上がり、3月には実験的に共同求人参加企業の検索システムを付加。これに対し、中同協としては初めてヤフーの求人カテゴリーでのリンクがあり、一気にアクセス数が伸びました。

これらの開発費を参加企業で負担していくこととなり、その後の中同協ASP(アプリケーション・サービス・プロバイダー)の先駆けとなりました。

② 本格的なエントリーシステムのJobwayへ~全国の共同求人ネットワークの強化

その後、北海道同友会が開発した、参加企業が独自に自社のページ管理・更新ができ、学生のエントリーシステムを装備したシステムを、中同協が全国版としてカスタマイズし、本格的に求人活動がネット上でできる仕組みを完成しました。

2003年1月に参加企業と学生が直接エントリーできるシステムとしてオープン。その後、04年には事務局間、参加企業間でJobwayへの学生のエントリー状況や各同友会の開催する合同企業説明会への参加学生数一覧などの情報の共有が強化され、共同求人活動に特化した組織活動支援システムになっていきました。05年にはデザイン変更、ロボット検索エンジン対応できるよう改良。06年から携帯電話に対応。06年10月から3年生向けと4年生向けの2つのサイトが持てるようにし、SEO対策もとられ、アクセス数は1.5倍に伸びました。

システムの所管は情報化促進検討会から「中同協共同求人委員会」となり、Jobway参加費でJobway維持・開発費だけでなく、中同協の共同求人活動の経費全般を担う独自会計の中で運用されるまでになりました。

その成果としては以下4点が挙げられます。①当初03年639社だった参加企業が06年には1109社となり、参加企業が3年間で倍増したこと。②Jobwayで結ばれたネットワークが2005年5月「全国統一合同企業説明会」実現のはずみとなり、統一のリーフレットやポスターも作られ、学校やマスコミへの訴求力も高まったこと。③共同求人委員会のない同友会会員もJobwayに参加できるようになり、共同求人の輪を広げるとともに、その理念を新たに学ぶ再学習の場ともなったこと。④共同求人活動が全国一望できることから、人を育てる産学連携強化へ向けて、全国私立大学就職指導研究会(242校)など大学側からも期待が高まってきたこと。

3.同友会の活動スタイルを変えた、組織活動支援システム「e.doyu」

同友会における情報共有、発信、集約機能を備えた組織活動支援システムe.doyuは、2005年9月にオープンし、同友会の活動のスタイルを変え、会員の声を即座に集約・発信できるようになることで、外部からも同友会への注目を集めるようになりました。

(Ⅰ)導入の意義

各同友会においてe.doyuを導入する意義は以下の7点にまとめられています。

  • 同友会の活動の基礎組織である「支部」。その支部活動でe.doyuを運用することで、会員による支部の自主運営を可能とし、常に同友会の最新情報を共有できる民主的な環境を同友会として提供することができる。
  • 支部活動の中心でもある「例会」。この例会等の案内配信や参加登録が各会員からネット上で簡便にでき、参加状況を共有できる。また、参加登録がない人に催促メールを出すことで、参加促進にも有効。
  • 事務局と役員の役割を明確にしてすすめることで、事務局実務と通信経費を軽減できる。事務局活動の高度化を図り、質の高い同友会運動を支える基盤を作る環境を提供することができる。
  • アンケート機能などを活用し、会員の声を即座に集約し分析することで、政策活動では行政への交渉力が高まる。
  • 中小企業経営者としてこのようなツールを使いこなすことで、自らの会社組織の運営にも発展的に応用することができる。
  • 携帯電話対応で、いつでもどこでも新鮮な同友会の情報が得られる。
  • e.doyuの会内普及時には、導入推進役員が個別会員の状況をつかみ、戸別訪問などで活用を支援することで、会員間の交流が進み、休んでいた会員を例会へ誘うなど、組織の活性化を図ることができる。

これは、①情報の提供と共有として、会員の所属する組織属性に応じた情報提供と共有、②活動の教訓・成果の積み上げとして、会内の活動にかかわる情報のストックと再利用による積上げ型活動の実践の支援、③会員の声の集約を簡便にするとして、景況調査や時事問題・パブリックコメントへの対応を可能にする、④即時性のある会員の声の分析・発信として、全国データベースの登録項目によるクロス分析結果を対外的に提供することで、外部環境を変える情報となるとまとめることもできます。

(Ⅱ)全国の共同求人サイトJobway~ASP構想の先駆け

活動の基礎組織「地区会」の運営を、事務局の手を借りずに役員が運営する愛知同友会では、役員の実務負担を軽減するため、2003年に会内組織(役員会、支部・地区等176組織、当時)の組織活動支援システム(グループウエア)「あいどる」を立ち上げました。メールアドレスの登録率を高め、まず役員が活用し、一般会員に普及していく手順で利用を広げ、会内の各組織で情報の共有化を図るシステムを運用、導入し実績を上げていきます。

しかし、小規模同友会では導入を希望しても、開発コストが見合わないため「2003全国広報・情報化交流会」(千葉)では、組織活動支援システムのASP化およびその実施スケジュールの促進検討会への提案要請があり、検討に入ることになりました。

その後、情報化促進検討会では「2004組織問題全国交流会」で、組織強化のために中同協でのシステムを開発・提供し各同友会で積極的に運用していくことを提起。中同協幹事会(11月)で2005年度導入を検討、第3回幹事会(6月)でシステムの仕様を確認し、中同協ASPによる組織活動支援システムの立ち上げを決めました。

(Ⅲ)初期仕様とパートナー企業の選定~中同協で初めての入札制度の導入

2005年2月に中同協としては初めて入札制度を導入して、パートナー企業を公募し、将来4万名が利用するグループウエアとしては桁違いの少額である初期費用1500万円にもかかわらず、会内外19社が応募し、2次の選考によりパートナー企業を決定しました。

少額でも導入できたのは、各社が持つ既存のプログラムを中同協仕様としてカスタマイズするとの条件があったためで、入札当初の仕様の機能要件は、掲示板、スケジュラー、文書管理機能、案内連絡機能、行事参加登録システム、アンケート機能を持ち、IDによる権限区分を設けられるものとすること等でした。

4.「情報化促進検討会」から「情報化推進本部」へ~政策対応も

(Ⅰ)情報化推進を組織的に進めるために「本部化」

同友会の組織運営基幹システムともなるe.doyuがつくられ、その運用と導入の促進、各同友会内での利用推進が大きな課題となってきました。

従来の「情報化促進検討会」という検討・提案組織から、検討・実行組織が望まれるところとなり、実効ある組織として見直し、ブロックを配慮しメンバー構成が再考されました。2005年11月の中同協第2回幹事会で、情報化促進検討会が改組され、中同協の「中小企業憲章学習運動推進」(当時)「5万名推進」と並ぶ推進本部の一つとして「中同協情報化推進本部」が設置されました。

その役割を以下の4点としました。

  • 当面はe.doyuの導入促進等を行うなど、会内での情報共有のためIT活用を支援する
  • インターネットの有効利用による対外的発信を強化する
  • 「同友会活動におけるインターネット活用にあたっての考え方」や「個人情報保護に関する指針」など、IT活用の課題を明確にし、必要に応じて対応策を提起する。
  • 上記を実行するため、個別同友会の状況を集約し、課題を明らかにし、中同協内の各組織とも連携して支援するなど、活用のボトムアップ(底上げ)を行う。

(Ⅱ)個人情報保護問題を取り扱うことで、経済産業省の審議員も

① 2004年に「個人情報保護に関する指針」「マニュアル」作成・啓蒙

情報化を進める中で、同友会内での個人情報の取り扱いを慎重にしていくことが課題となり、個人情報保護法完全実施前の2004年、中同協では同友会活動にかかわる「個人情報保護に関する指針」と「個人情報保護マニュアル」とチェックシートを作成し、各同友会へ啓蒙活動を開始しました。一方、安全管理の面からDOYUサーバーにファイアウォール、情報の受発信にSSL(暗号化)、ログ解析ソフトを導入、2006年度にはチェックシートに基づき各地の対応状況を調査。ブロックの事務局長会議で報告し、対応を促しています。

② 経済産業省・個人情報保護ガイドラインのパブリックコメントへ意見書提出

同友会活動における個人情報保護の対応を進める一方、「中小企業家しんぶん」紙上で会員企業への個人情報保護の啓蒙活動も行われてきました。

情報化推進本部では経済産業省から2004年6月に発表された「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン」について、7月に経済産業省担当官と懇談を行い、8点の再考・修正を要望。10月に改定版が発表されました。2006年2月に同省担当官と懇談するとともに、同省の個人情報保護対応実態調査に協力し会内に呼び掛けました。また2006年度は同省からガイドライン検討委員の委嘱があり、委員を出しました。さらにガイドライン改定案には2007年1月にパブリックコメントに意見提出しています。

2007年度は経済産業省個人情報保護中小企業対策検討委員会と同省個人情報保護ガイドライン検討委員会委員の委嘱もあり、1名ずつ委員登録し、検討に加わっている。

このように、新たな法律・施策へのかかわりをもったことで、中同協としては初めて省庁の審議会に委員を送ることとなりました。

その後、審議会での検討中に、情報化推進本部内で経営者に必要な個人情報保護対策の内容をまとめ、独自に個人情報保護対応用手引きを作成しています。