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《実践!テレワーク》第3回 コミュニケーションの仕組み

 近年新たな働き方として注目を集めているテレワーク。コロナ禍の働き方として定着しつつあります。新型コロナの前からテレワークを導入してきた(株)現場サポートの実践事例を全5回にわたり連載します。

 弊社では経営指針書(GS Policy)に、コミュニケーションに関する方針を以下のように示しています。「質のアナログと量のデジタルをミックスし、最適化します」。

アナログ

 アナログコミュニケーションでは、2カ月に1度の社長面談・部長面談、層別懇親会、方針説明会などが計画されていますが、新型コロナウイルスの影響で取りやめたものはありません。手段はオンラインに切り替えていますが、徐々にリアルに戻しています。

デジタル

 一方デジタルコミュニケーションについては、グループウェア・WEBデータベース・ビジネスSNSを使いこなしていましたが、コロナ禍にあって特にビジネスSNSが威力を発揮しました。自社開発の現場クラウドConne(コンネ)では、部門やプロジェクトなど任意のスペースと呼ばれるグループでメッセージのやり取りが可能です。

 社内は原則オープンとしているので、Facebookのタイムラインを見るような感覚で、それぞれの働きぶりが手に取るようにわかります。コロナ以前は1日500通だったメッセージ数が倍増しています。

オンラインによる課題の克服

 オンラインでの面談や懇親会の感想は、経験した方すべてが「できるね・やれるね」だと思われます。しかし何か足りません。五感の内、触覚・嗅覚は満たせていないので当然と言えば当然です。そこで弊社では、頻度を上げることにしました。

 層別懇親会の枠を広げて任意の集まりでも費用補助するなど、部門やプロジェクトのコミュニケーションを積極的に推進しました。

デジタルコミュニケーションの課題の克服

 ビジネスSNSの欠点は、テキストベースであるが故に細かいニュアンスが伝わりにくいことです。

 一方、WEB会議システムは、招待するなどのステップに面倒さがあります。この課題を克服するために、「ちょっといいですか?」と話しかけられるバーチャルオフィスのツールを導入しました。それぞれのツールの特徴を生かすことで、デジタルコミュニケーションもストレスなくなんとか行えています。

 次回は、テレワーク上での「管理」について報告します。

「中小企業家しんぶん」 2020年 11月 15日号より

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